01 Eingang
Bestellung kommt an
Als Freitext, PDF oder Excel. Nicht-Bestellungen werden aussortiert.
Verfahren
Die KI liest. Stammdaten und Regeln entscheiden.
OrderAI verlässt sich nicht auf das Sprachmodell allein. Die KI liest den Beleg aus. Ob der Beleg durchläuft, entscheiden Ihre Stammdaten und nachvollziehbare Regeln.
Gesamtprozess
Vom Posteingang bis ins ERP
- Posteingang
- Klassifikation
- Extraktion (KI)
- Anreicherung
- Prüfregeln
- ERP
Klassifikation erkennt
- Bestellung
- Angebot
- Leistungsverzeichnis
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Rechnung
Anreicherung · Kaskade von exakt zu unscharf
Erster eindeutiger Treffer gewinnt
Kunde
- Kundennummer
- Warenempfänger-Nr.
- Kunde + Empfänger als Paar
- Kundenfelder im ERP
- Name, Firma, Adresse semantisch
Artikel
- Nummer normalisieren
- Artikelnummer
- Nebennummern
- Kundenartikelnummer
- Gelernte Formulierung
- Bezeichnung semantisch
- Entscheidung per Bestellhistorie
Merkmale
- Synthetische Attribute
- Farbe, Maß, Güte aus Artikeltexten
- ohne eigenes ERP-Feld
Menge
- Gebinde umrechnen
- Position nach Gebinde teilen
- Rückgaben verrechnen
Was je Belegart geprüft wird. Die Kaskade für Kunde und Artikel ist für alle Belege dieselbe. Unterschiedlich ist, wogegen geprüft wird: eine Bestellung gegen Stammdaten und Bestellhistorie, ein Angebot oder Leistungsverzeichnis gegen Artikel und Preislisten, eine Auftragsbestätigung gegen die eigene Bestellung, ein Lieferschein gegen Bestellung und AB, eine Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein. Das Ergebnis ist immer dasselbe: eindeutig oder in der Prüfung, mit Grund.
Prüfregeln: Kunde und Artikel in den Stammdaten, Umrechnungen plausibel, keine unsicheren Mengen. Sonst Prüfung mit Grund.
Lernschleife: Jede Korrektur landet als Kundenartikelnummer oder gelernte Formulierung wieder in der Kaskade.
Prozess 1 · Kundenbestellung
Von der Kundenmail zum Auftrag im ERP
02 Auslesen
Inhalte erkennen
Kunde, Positionen, Mengen, Einheiten, Abhol- oder Liefertermin, Hinweise.
03 Zuordnen
Gegen das ERP
Kunde und Artikel über Nummer, Bezeichnung oder Kundenartikelnummer.
04 Prüfen
Vollständig?
Kunde, Artikel, Menge. Jede Position mit Sicherheitsbewertung.
Eindeutig
Auftrag im ERP
Der Auftrag wird automatisch im ERP angelegt, ohne Doppelanlage und mit Protokoll.
Unsicher
Prüfung im Innendienst
Original-Mail neben dem erkannten Auftrag. Korrigieren, freigeben, fertig. Die Korrektur wird gelernt.
Optional: Die Original-Mail mit Anhängen wird als eine PDF am Auftrag im DMS abgelegt.
Prozess 2 · Auftragsbestätigung
Von der Lieferanten-AB zurück ins ERP
01 Eingang
AB kommt per Mail
Mit PDF. OrderAI erkennt sie als Auftragsbestätigung.
02 Auslesen
Inhalte erkennen
AB-Nummer, Bestellbezug, Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine.
03 Bestellung
Bezug herstellen
Die zugehörige Bestellung wird über die Bestellnummer aus dem ERP gelesen.
04 Abgleich
Position für Position
Artikel, Menge, Preis, Termin, Zusatzkosten. Toleranzen einstellbar.
Übereinstimmung
Automatisch zurück ins ERP
AB-Nummer, bestätigter Termin und Preise werden ohne manuellen Eingriff zurückgespielt.
Abweichung
Prüfung durch den Einkauf
AB und Bestellung nebeneinander, Differenzen markiert. Korrigieren oder übernehmen, dann zurück ins ERP.
Parallel: Mail-Text und alle Anhänge werden zu einer PDF zusammengeführt und im DMS am Bestellbeleg abgelegt.
Im Produkt
So sieht die Prüfung aus
Was nicht eindeutig ist, landet hier: erkannter Beleg, Original und Begründung nebeneinander.
Belegprüfung
Erkannter Beleg links, Original-PDF und Mail daneben.
Für eine offene Position schlägt OrderAI Kandidaten aus den Stammdaten vor. Ein Klick, und die Wahl wird gelernt.
Verlauf und Protokoll
Jeder Vorgang erklärt sich selbst: warum er in der Prüfung liegt, welche Schritte liefen, was sie geändert haben.
Im Beispiel: 10 Schritte in 4,8 Sekunden, Grund „Artikel mehrdeutig“.
Pipeline: transparent und auditierbar
Welche Anreicherungs- und Prüfbausteine laufen, in welcher Reihenfolge: jederzeit offen einsehbar.
Die Konfiguration pflegt Pulsar, jede Änderung ist im Audit-Protokoll nachvollziehbar.
Ansichten aus dem Echtsystem, Kundendaten unkenntlich gemacht. Klick auf das Bild öffnet es in voller Größe.
Nächster Schritt
Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.