01 · Stammdaten
Gelesen aus Dynamics 365
Kunden, Artikel und Lieferanten kommen aus Dynamics 365, ebenso gepflegte Kundenartikelnummern. Jeder Beleg wird dagegen zugeordnet, bevor etwas übergeben wird.
ERP-Anbindung · Microsoft Dynamics 365
Auftragserfassung automatisieren mit Microsoft Dynamics 365
Bestellungen kommen per E-Mail, als PDF oder Excel. OrderAI liest sie direkt aus Ihren Microsoft-365-Postfächern, ordnet Kunde und Artikel gegen die Stammdaten in Dynamics 365 Business Central zu und prüft sie. Was eindeutig ist, steht als geprüfter Auftrag in Business Central. Was nicht, landet mit Begründung beim Innendienst.
- Dynamics 365 Business Central
- On-Premise oder Cloud in Deutschland
- ISO 27001 und ISO 9001
Einstieg
E-Mail und PDF rein, geprüfter Auftrag in Dynamics 365 raus
Postfach in Microsoft 365, Auftrag in Dynamics 365 Business Central: OrderAI schließt die Lücke dazwischen, ohne dass Ihre Kunden anders bestellen müssen.
Eingang
- E-MailFreitext in der Mail
- PDF und Scanauch mehrseitig
- ExcelBestelllisten
lesend
Eigene Instanz
OrderAI
- LesenBelegart, Kopf, Positionen
- ZuordnenKunde und Artikel gegen die Stammdaten aus Dynamics 365
- Prüfeneindeutig oder Prüfung mit Grund
Übergabe
Microsoft Dynamics 365
- Geprüfter Auftragangelegt in Dynamics 365
- Original als PDFam Vorgang im DMS
- Innendienstnur was offen ist
Übergabe
Übergabe an Dynamics 365
02 · Prüfung
Erst prüfen, dann übergeben
Regeln für Vollständigkeit, Mengen, Preise und Termine laufen vor der Übergabe. Was nicht eindeutig ist, geht mit Begründung zu einem Menschen und erst nach Freigabe weiter.
03 · Anlage
Vorgang in Dynamics 365
Geprüfte Vorgänge werden in Dynamics 365 angelegt, ohne Doppelanlage und mit Protokoll. Den Anschluss bauen wir im Projekt, passend zu Ihrer Installation.
Belegarten
Welche Belege in Dynamics 365 ankommen
Je Belegart ein Zielobjekt im ERP. Die meisten starten mit einer Belegart, die weiteren kommen auf derselben Installation dazu.
Einführung
Erst an echten Belegen zeigen, dann entscheiden
Woche 0
Muster
20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
Woche 1–2
Auswertung
Ergebnis je Beleg an den eigenen Fällen. Kein Vertrag, keine Kosten.
Woche 3
Entscheidung
Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
Woche 6–8
Integration
Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Soft Launch im Prüfmodus, dann Go-live.
Fragen
Häufige Fragen zu OrderAI und Dynamics 365
Welche Dynamics-365-Anwendung ist angebunden?
Angebunden ist Microsoft Dynamics 365 Business Central. Auch der Vorgänger Dynamics NAV ist angebunden. Für Dynamics AX gibt es eine eigene Seite.
Wie werden die Postfächer angebunden?
Lesend über Microsoft 365, alternativ über IMAP. Die Mails bleiben unverändert im Postfach. Einzelne .msg- und .eml-Dateien lassen sich zusätzlich hochladen.
Was legt OrderAI in Business Central an?
Je Belegart ein Zielobjekt: aus Bestellungen den Verkaufsauftrag, aus Anfragen und Leistungsverzeichnissen ein Angebot, aus Auftragsbestätigungen die Bestätigung an der eigenen Bestellung, aus Lieferscheinen den vorbereiteten Wareneingang und aus Rechnungen die Eingangsrechnung mit Buchungsvorschlag.
Wo läuft OrderAI, wenn Business Central in der Cloud läuft?
OrderAI läuft entweder On-Premise in Ihrer Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern, mit eigener Instanz je Kunde. Welche Variante passt, klären wir mit Blick darauf, wie Business Central bei Ihnen betrieben wird.
Wie lange dauert die Anbindung an Business Central?
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen und braucht 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export, noch keine Anbindung an Business Central. Nach der Entscheidung umfasst die Anbindung rund 8 Projekttage je Prozess, dann folgen Soft Launch im Prüfmodus und Go-live.
Microsoft und Dynamics sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. OrderAI ist ein eigenständiges Produkt von Pulsar Technologies.
Nächster Schritt
Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.