Anbindung ans ERP

Postfach rein, Auftrag raus

OrderAI sitzt zwischen Ihren Postfächern und Ihrem ERP. Die gängigen Systeme sind bereits angebunden. Eingang lesend über Microsoft 365 oder IMAP, Übergabe in dem Format, das Ihr ERP annimmt.

Anbindung besprechen
  • SAP
  • Microsoft Dynamics
  • proALPHA
  • abas
  • Infor
  • Sage

ERP-Systeme

Mit diesen Systemen arbeitet OrderAI

Ihr System fehlt in der Liste? Die Übergabe per API, XML, CSV oder EDI funktioniert mit jedem ERP, das eines dieser Formate annimmt.

ERP-Systeme

  • SAP S/4HANA
  • SAP ERP (ECC)
  • SAP Business One
  • Dynamics 365 Business Central
  • Dynamics NAV
  • Dynamics AX
  • proALPHA
  • abas ERP
  • Infor
  • Sage
  • Oracle NetSuite

Eingang

  • Microsoft 365
  • IMAP
  • Upload .msg und .eml

Übergabe

  • API
  • XML
  • CSV
  • EDI

Ablage

  • DMS: eine PDF je Vorgang

Aufbau

Drei Bausteine, ein Belegfluss

Eingang, OrderAI und ERP greifen ineinander. Jeder Baustein hat eine klare Aufgabe und eine klare Grenze.

Baustein 1 · Eingang

  • Postfach VerkaufBestellungen, Anfragen, Leistungsverzeichnisse
  • Postfach EinkaufAuftragsbestätigungen, Lieferscheine
  • Postfach RechnungseingangEingangsrechnungen
  • Upload.msg, .eml, Scans
lesend

Baustein 2 · Eigene Instanz

OrderAI

  1. Klassifikation und ExtraktionBelegart, Kopf, Positionen
  2. AnreicherungKunde, Artikel, Menge gegen Stammdaten
  3. Prüfregelneindeutig oder Prüfung mit Grund

Mit Ihren Stammdaten, Kundenartikelnummern und Regeln.

Übergabe

Baustein 3 · Ihre Systeme

  • ERPje Belegart ein Zielobjekt
  • DMSeine PDF je Vorgang
  • Innendienst, Einkauf, Buchhaltungnur was offen ist

01

Eingang

OrderAI holt Belege dort ab, wo sie heute schon ankommen. An Ihren Postfächern und an der Arbeitsweise Ihrer Kunden ändert sich nichts.

  • Postfächer für Verkauf, Einkauf und RechnungseingangAngebunden über Microsoft 365 oder IMAP.
  • Nur lesendMails bleiben unverändert im Postfach.
  • Alle üblichen AnhängePDF, Bild und Excel, auch Scans und Fax mit Drehung und hoher Auflösung.
  • Freitext in der MailBestellungen ohne Anhang werden ebenso gelesen.
  • Manueller UploadEinzelne .msg- und .eml-Dateien, auch für Rückstände im Stapel.
  • AussortierenWas zu keiner der sechs Belegarten gehört, wird erkannt und nicht verarbeitet.

02

OrderAI

Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz. Sie arbeitet mit Ihren Stammdaten und Ihren Regeln und zeigt offen, was sie tut.

  • StammdatenArtikel, Kunden und Lieferanten per Import als CSV/ZIP oder über die ERP-Schnittstelle.
  • KundenartikelnummernEigene Nummernkreise je Kunde, importierbar und in der Oberfläche pflegbar.
  • RegelwerkVollständigkeit, Umrechnungen, Toleranzen für Menge, Preis und Termin.
  • PipelineAnreicherungs- und Prüfbausteine in fester Reihenfolge, jederzeit einsehbar.
  • Eigene SchritteHauslogik lässt sich im Projekt einhängen.
  • LernschleifeJede Korrektur wird als Zuordnung gespeichert und gilt beim nächsten Beleg.
OrderAI Pipeline-Konfiguration mit Anreicherungs- und Prüfbausteinen

Pipeline: transparent und auditierbar

Welche Anreicherungs- und Prüfbausteine laufen, in welcher Reihenfolge: jederzeit offen einsehbar.

Die Konfiguration pflegt Pulsar, jede Änderung ist im Audit-Protokoll nachvollziehbar.

Ansichten aus dem Echtsystem, Kundendaten unkenntlich gemacht. Klick auf das Bild öffnet es in voller Größe.

03

ERP und DMS

Die Übergabe richtet sich nach Ihrem System. Stammdaten lesen ist Standard, das Schreiben ins ERP wird im Projekt angeschlossen.

Je Belegart ein Zielobjekt im ERP: Kundenauftrag, Angebot oder Kalkulation, Bestellbestätigung, Wareneingang, Eingangsrechnung mit Buchungsvorschlag. Übergabe per API, XML, CSV oder EDI, Ablage als PDF je Vorgang im DMS.

Schnittstellen zum ERP
Stammdaten lesenArtikel, Kunden, LieferantenStandard
Kundenauftrag anlegenohne Doppelanlage, mit ProtokollProjekt
Offene Bestellungen lesenfür den AB-AbgleichProjekt
AB-Daten zurückschreibenAB-Nummer, bestätigter Termin, PreiseProjekt
Angebot oder Kalkulation anlegenaus Anfragen und LeistungsverzeichnissenProjekt
Wareneingang vorbereitenaus dem Lieferschein, zur BestellungProjekt
Eingangsrechnung übergebenmit Bestellbezug und BuchungsvorschlagProjekt
Eigene Felderbis ins ZielsystemProjekt
DMS-AblageMail und Anhänge als eine PDF je VorgangProjekt

Formate für die Übergabe: API, XML, CSV oder EDI. Der Anschluss umfasst rund 8 Projekttage je Prozess.

Betrieb und Sicherheit

Ihre Daten, Ihre Entscheidung

On-Premise oder Cloud

In der eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern.

Rollen und Rechte

Berechtigungen je Handlung, Änderungsprotokoll mit wer, wann, was.

Modellwahl

Das Sprachmodell ist einstellbar.

Zertifiziert

Pulsar Technologies ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

Fragen

Häufige Fragen zu Anbindung und Betrieb

Mit welchen ERP-Systemen arbeitet OrderAI?

Angebunden sind unter anderem SAP S/4HANA, SAP ERP, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV und AX, proALPHA, abas, Infor, Sage und Oracle NetSuite.

Verändert OrderAI unsere Mails?

Nein. Die Postfächer werden lesend über Microsoft 365 oder IMAP angebunden. Die Mails bleiben unverändert.

Wo laufen die Daten?

Entweder On-Premise in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in der Cloud auf deutschen Servern. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz mit eigenen Stammdaten, Kundenartikelnummern und Regeln.

Welches Sprachmodell wird verwendet?

Das Sprachmodell ist einstellbar. Die Entscheidung, ob ein Vorgang durchläuft, treffen Stammdaten und Regeln, nicht das Modell.

Wie kommen die Belege ins ERP?

Per API, XML, CSV oder EDI, je nachdem, was Ihr ERP annimmt. Je Belegart gibt es ein Zielobjekt im ERP, vom Kundenauftrag bis zur Eingangsrechnung mit Buchungsvorschlag. Der Anschluss wird im Projekt gebaut, ohne Doppelanlage.

Was passiert, wenn OrderAI unsicher ist?

Der Vorgang geht mit Begründung in die Prüfung. Mitarbeitende sehen den erkannten Beleg neben dem Original und geben ihn nach Korrektur frei.

Nächster Schritt

Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten

Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.

Belege testen lassen Termin buchen