01 · Stammdaten
Gelesen aus SAP
Kunden, Artikel und Lieferanten kommen aus SAP, ebenso gepflegte Kundenartikelnummern. Jeder Beleg wird dagegen zugeordnet, bevor etwas übergeben wird.
ERP-Anbindung · SAP
Auftragserfassung automatisieren mit SAP
Bestellungen kommen per E-Mail, als PDF oder Excel. OrderAI liest sie, ordnet Kunde und Artikel gegen Ihre SAP-Stammdaten zu und prüft sie. Was eindeutig ist, steht als geprüfter Auftrag in SAP. Was nicht eindeutig ist, landet mit Begründung beim Innendienst.
- SAP S/4HANA
- SAP ERP (ECC)
- SAP Business One
- On-Premise oder Cloud in Deutschland
- ISO 27001 und ISO 9001
Einstieg
E-Mail und PDF rein, geprüfter Auftrag in SAP raus
Ob SAP S/4HANA, SAP ERP (ECC) oder SAP Business One: Der Innendienst arbeitet weiter in SAP. In OrderAI sieht er nur die Vorgänge, die eine Entscheidung brauchen.
Eingang
- E-MailFreitext in der Mail
- PDF und Scanauch mehrseitig
- ExcelBestelllisten
lesend
Eigene Instanz
OrderAI
- LesenBelegart, Kopf, Positionen
- ZuordnenKunde und Artikel gegen die Stammdaten aus SAP
- Prüfeneindeutig oder Prüfung mit Grund
Übergabe
SAP
- Geprüfter Auftragangelegt in SAP
- Original als PDFam Vorgang im DMS
- Innendienstnur was offen ist
Übergabe
Übergabe an SAP
02 · Prüfung
Erst prüfen, dann übergeben
Regeln für Vollständigkeit, Mengen, Preise und Termine laufen vor der Übergabe. Was nicht eindeutig ist, geht mit Begründung zu einem Menschen und erst nach Freigabe weiter.
03 · Anlage
Vorgang in SAP
Geprüfte Vorgänge werden in SAP angelegt, ohne Doppelanlage und mit Protokoll. Den Anschluss bauen wir im Projekt, passend zu Ihrer Installation.
Belegarten
Welche Belege in SAP ankommen
Je Belegart ein Zielobjekt im ERP. Die meisten starten mit einer Belegart, die weiteren kommen auf derselben Installation dazu.
Einführung
Erst an echten Belegen zeigen, dann entscheiden
Woche 0
Muster
20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
Woche 1–2
Auswertung
Ergebnis je Beleg an den eigenen Fällen. Kein Vertrag, keine Kosten.
Woche 3
Entscheidung
Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
Woche 6–8
Integration
Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Soft Launch im Prüfmodus, dann Go-live.
Fragen
Häufige Fragen zu OrderAI und SAP
Mit welchen SAP-Systemen arbeitet OrderAI?
Angebunden sind SAP S/4HANA, SAP ERP (ECC) und SAP Business One. Die Übergabe wird im Projekt an das System angeschlossen, das bei Ihnen läuft.
Was legt OrderAI in SAP an?
Je Belegart ein Zielobjekt: aus Bestellungen den Kundenauftrag, aus Anfragen und Leistungsverzeichnissen ein Angebot, aus Auftragsbestätigungen die Bestätigung an der eigenen Bestellung, aus Lieferscheinen den vorbereiteten Wareneingang und aus Rechnungen die Eingangsrechnung mit Buchungsvorschlag. Meist beginnt die Einführung mit einer Belegart.
Werden unsere Kundenartikelnummern aus SAP genutzt?
Ja. Kundenartikelnummern, die Sie in SAP pflegen, kommen mit den Stammdaten in OrderAI, per Export oder über die Schnittstelle. Korrekturen werden als Zuordnung gespeichert, eine Regressionsprüfung hält bewährte Zuordnungen stabil.
Arbeitet der Innendienst weiter in SAP?
Ja. Eindeutige Aufträge stehen direkt in SAP. In OrderAI bearbeitet der Innendienst nur, was in der Prüfung liegt: erkannter Beleg neben dem Original, korrigieren, freigeben.
Wie lange dauert die Anbindung an SAP?
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen und braucht 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export, noch keine Anbindung an SAP. Nach der Entscheidung umfasst die Anbindung rund 8 Projekttage je Prozess, dann folgen Soft Launch im Prüfmodus und Go-live.
SAP, SAP S/4HANA und SAP Business One sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE. OrderAI ist ein eigenständiges Produkt von Pulsar Technologies.
Nächster Schritt
Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.