01 · Stammdaten
Gelesen aus proALPHA
Kunden, Artikel und Lieferanten kommen aus proALPHA, ebenso gepflegte Kundenartikelnummern. Jeder Beleg wird dagegen zugeordnet, bevor etwas übergeben wird.
ERP-Anbindung · proALPHA
Auftragserfassung automatisieren mit proALPHA
Bestellungen kommen per E-Mail, als PDF oder Excel. OrderAI liest sie, ordnet Kunde und Artikel gegen Ihre proALPHA-Stammdaten zu und prüft sie. Was eindeutig ist, steht als geprüfter Auftrag in proALPHA. Was nicht, landet mit Begründung beim Innendienst.
- proALPHA
- On-Premise oder Cloud in Deutschland
- ISO 27001 und ISO 9001
Einstieg
E-Mail und PDF rein, geprüfter Auftrag in proALPHA raus
Wenn Kunden Artikel über Maß, Material oder Güte beschreiben statt über die Artikelnummer, reicht Auslesen allein nicht. OrderAI ordnet auch über Merkmale aus dem Artikeltext zu, bevor etwas an proALPHA geht.
Eingang
- E-MailFreitext in der Mail
- PDF und Scanauch mehrseitig
- ExcelBestelllisten
lesend
Eigene Instanz
OrderAI
- LesenBelegart, Kopf, Positionen
- ZuordnenKunde und Artikel gegen die Stammdaten aus proALPHA
- Prüfeneindeutig oder Prüfung mit Grund
Übergabe
proALPHA
- Geprüfter Auftragangelegt in proALPHA
- Original als PDFam Vorgang im DMS
- Innendienstnur was offen ist
Übergabe
Übergabe an proALPHA
02 · Prüfung
Erst prüfen, dann übergeben
Regeln für Vollständigkeit, Mengen, Preise und Termine laufen vor der Übergabe. Was nicht eindeutig ist, geht mit Begründung zu einem Menschen und erst nach Freigabe weiter.
03 · Anlage
Vorgang in proALPHA
Geprüfte Vorgänge werden in proALPHA angelegt, ohne Doppelanlage und mit Protokoll. Den Anschluss bauen wir im Projekt, passend zu Ihrer Installation.
Belegarten
Welche Belege in proALPHA ankommen
Je Belegart ein Zielobjekt im ERP. Die meisten starten mit einer Belegart, die weiteren kommen auf derselben Installation dazu.
Einführung
Erst an echten Belegen zeigen, dann entscheiden
Woche 0
Muster
20 bis 25 echte Belege mit Anhängen, dazu ein Stammdaten-Export aus dem ERP.
Woche 1–2
Auswertung
Ergebnis je Beleg an den eigenen Fällen. Kein Vertrag, keine Kosten.
Woche 3
Entscheidung
Vertrag und Kick-off. Regelwerk und ERP-Übergabe werden gemeinsam festgelegt.
Woche 6–8
Integration
Rund 8 Projekttage je Prozess, remote. Soft Launch im Prüfmodus, dann Go-live.
Fragen
Häufige Fragen zu OrderAI und proALPHA
Ist proALPHA bereits angebunden?
Ja. proALPHA gehört zu den Systemen, an die OrderAI angebunden ist. Die Übergabe wird im Projekt an Ihre Installation angeschlossen.
Was legt OrderAI in proALPHA an?
Je Belegart ein Zielobjekt: aus Bestellungen den Kundenauftrag, aus Anfragen und Leistungsverzeichnissen ein Angebot oder eine Kalkulation, aus Auftragsbestätigungen die Bestätigung an der eigenen Bestellung, aus Lieferscheinen den vorbereiteten Wareneingang und aus Rechnungen die Eingangsrechnung mit Buchungsvorschlag.
Was ist mit Artikeln, die über Merkmale bestimmt werden?
Merkmale wie Maß, Material oder Güte, die nur im Artikeltext stehen, wertet OrderAI als eigene Merkmale aus, auch ohne eigenes Feld im ERP. Welche Merkmale einen Artikel bei Ihnen bestimmen, wird je Kunde konfiguriert.
Arbeiten Innendienst und Einkauf weiter in proALPHA?
Ja. Eindeutige Vorgänge stehen direkt in proALPHA. In OrderAI wird nur bearbeitet, was in der Prüfung liegt, mit dem erkannten Beleg neben dem Original.
Wie lange dauert die Anbindung an proALPHA?
Der Test an Ihren Belegen dauert zwei Wochen und braucht 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export, noch keine Anbindung an proALPHA. Nach der Entscheidung umfasst die Anbindung rund 8 Projekttage je Prozess, dann folgen Soft Launch im Prüfmodus und Go-live.
proALPHA ist eine Marke der proALPHA Business Solutions GmbH. OrderAI ist ein eigenständiges Produkt von Pulsar Technologies.
Nächster Schritt
Zwei Wochen, kein Vertrag, keine Kosten
Sie geben uns 20 bis 25 echte Belege und einen Stammdaten-Export. Wir zeigen Ihnen je Beleg, was durchläuft und wo es hakt.